Airtable - online databases - Mailbox

Airtable – online databases

Share on FacebookPin on PinterestTweet about this on TwitterPrint this pageShare on Google+Email this to someone

Meet de new kind on the “cloud-block”: Airtable. De slogan is “organise everything” en dat is niet ver van de waarheid. Deze tool helpt je immers databases aan te maken in de cloud. En dat gaat ver. Van volledige crm systemen tot beheer van producten en stock.

We zullen je er in deze blog het een en ander over vertellen.

Orde door databases

Airtable is een ideale tool om op een eenvoudige manier met behulp van een groot scala aan kant en klare templates, je eigen organisatorische databases te creëren. Van grote Amerikaanse multinationals tot aan kleine uitgeverijen, iedereen is gebaat bij Airtable als het gaat om organisatorisch de zaken op orde te krijgen en te houden.

airtable projecten

Het leuk aan deze tool is dat je niet enkel toegang hebt tot je databases via je desktop computer maar dat er ook een zeer handige én overzichtelijke app is (zowel voor Android als Apple) die je ook op je smartphone of tablet kan raadplegen.

Eindeloze mogelijkheden

De mogelijkheden met Airtable zijn eindeloos. Je kunt er bijvoorbeeld het CRM van een grote organisatie eenvoudig mee in kaart brengen en beheren, maar ook de lokale sportvereniging kan er het vrijwilligersbeheer mee bijhouden.

airtable voorbeeld

Eigenlijk alles wat je bijhield in een spreadsheet kan je bijhouden in Airtable. Je reisbestemmingen, een lijst met tweedehandsmoto’s, beheer van je uitgaves en ga zo maar door.

Ook aan de samenwerking tussen medewerkers is nagedacht. Meerdere gebruikers kunnen namelijk tegelijkertijd in dezelfde database werken, zonder oponthoud van elkaars gebruik te ondervinden. Het is ook zeer eenvoudig om nieuwe medewerkers aan Airtable toe te voegen en hem of haar bepaalde rechten toe te kennen.

Qua rechten wordt onderscheid gemaakt in:

  • Creator. Deze heeft volledige toegang tot de functionaliteit van de database en kan de rechten van de overige gebruikers beheren;
  • Edit only. Met deze rechten kan er gewoon gewerkt worden in de database, maar kunnen er geen veranderingen in het veldtype van de kolommen worden gemaakt.
  • Read only. De gebruiker heeft toegang tot de database, om kennis te nemen van de inhoud ervan, maar kan geen mutaties aanbrengen.

Werken met meerdere databases tegelijk

Als het noodzakelijk is om met meerdere databases tegelijk te werken, dan wordt een ‘Team’ aangemaakt. Zo kunnen alle medewerkers gebruik maken van de benodigde databases. In een Team heb je geen drie, maar vier verschillende rechten-niveaus. Het extra niveau is dat van ‘Eigenaar’. Deze heeft de volledige toegang tot de Team database.

Je kunt met Airtable eenvoudig verschillende gerelateerde tabellen aan elkaar koppelen en een nieuwe tabel waarin alle data verwerkt staat laten aanmaken. Het is ook mogelijk om koppelingen te laten maken tussen verschillende bestaande tabellen.

Je kunt er voor kiezen om bijvoorbeeld op de website een database te publiceren. De bezoeker kan dan kennis nemen van de informatie in de database, zonder dat deze zelf een Airtable account heeft.

Airtable formulieren

Airtable biedt ook de mogelijkheid tot het gebruiken van digitale formulieren. Deze kunnen gebruikt worden om informatie van derden te verzamelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een survey, feedback van online bezoekers of medewerkers, of een pol. Het is eenvoudig om vanuit een database een formulier aan te maken en bijvoorbeeld door middel van een link online te zetten. De verkregen informatie wordt automatisch in de database verwerkt.

Google Docs, Microsoft Excel, Fieldbook en RowShare zijn de belangrijkste concurrenten van Airtable. Ten opzichte van deze concurrenten heeft Airtable de meest geavanceerde gebruikersvriendelijke interface. Ook de mobiele versie van Airtable heeft goede gebruikerservaringen. Voor grote aantallen berekeningen en celmanipulaties, zou de voorkeur uit echter kunnen gaan naar Microsoft Excel, maar over het algemeen steekt Airtable met kop en schouders boven haar concurrenten uit.